Как организовать СУОТ, чтобы пройти проверку ГИТ по новым правилам — Татарстанский реском республиканской организации профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания РФ.

Как организовать СУОТ, чтобы пройти проверку ГИТ по новым правилам

Инспекторы проверяют СУОТ у работодателя по новым правилам, которые утвердил Роструд. Проверят не только наличие документа, но и как функционирует система в подразделениях на конкретных рабочих местах. Исходя из того, что будет проверять ГИТ, мы составили алгоритм, который позволит организовать СУОТ на предприятии и ничего не забыть. Воспользуйтесь сервисом, чтобы узнать, получится ли у вас пройти проверку по новым правилам без замечаний от инспектора.

Новые правила будут применять, если в организации произошел несчастный случай. Предугадать его заранее невозможно. После происшествия уже некогда приводить в порядок систему, вы займетесь расследованием, чтобы не нарушить установленные сроки. А инспекторы теперь будут начинать расследование с анализа опасности, которая стала причиной несчастного случая и проверки СУОТ у работодателя. Если проработаете каждый элемент системы, вы снизите вероятность несчастных случаев, а значит, и проверок ГИТ по новым правилам. Для этого воспользуйтесь алгоритмом.

Шаг 1. Закупите внешние документы по охране труда

Что проверят? Комплект актуальных НПА по охране труда или договор с компанией, которая предоставляет доступ к электронной базе нормативных документов.

У работодателя должен быть актуальный комплект нормативных документов по охране труда в зависимости от сферы и специфики деятельности организации (ст. 212 ТК). Для этого можно закупить документы в бумажном виде или распечатать их. Также можно заключить договор с компаниями, которые предоставляют доступ к актуальным версиям всех НПА в электронном виде. К внешним документам СУОТ относят Указы Президента, федеральные законы, приказы, постановления, правила по охране труда и пр.

Работодатель обязан ознакомить сотрудников с требованиями охраны труда. Для этого разместите документы в доступном для работников месте, например, в уголке охраны труда или на информационных стендах предприятия.

Шаг 2. Проведите специальную оценку условий труда

Что проверят? Приказ о создании комиссии по проведению спецоценки и утвержденный отчет о спецоценке. Документы, которые подтверждают, что работников ознакомили с результатами спецоценки. Это могут быть карты спецоценки или листы ознакомления работников с результатами спецоценки на их рабочих местах.

Чтобы доказать работникам и государству, что рабочие места соответствуют нормативным требованиям, работодатель обязан провести спецоценку. Организуйте процедуру и ознакомьте работников с ее результатами, при оптимальных и допустимых условиях труда подайте в ГИТ декларацию.Результаты спецоценки помогут провести анализ состояния условий труда, оценку профрисков, а также определить, каким работникам положены гарантии и компенсации. Если спецоценку уже провели, постоянно контролируйте, не появились ли основания для внеплановой спецоценки.

Шаг 3. Распределите ответственность

Что проверят? Как работодатель закрепил обязанности в области охраны труда в локальных нормативных актах. Для этого посмотрят:

— раздел «Обеспечение функционирования СУОТ» в положении о СУОТ;

— приказы и другие документы о распределении обязанностей в области охраны труда;

— планы мероприятий по реализации процедур;

— трудовые договоры ответственных лиц;

— должностные инструкции лиц, которые участвуют в управлении охраной труда на предприятии.

Важно

Круг лиц, виновных в несчастном случае, определят в зависимости от того, как прописали зоны ответственности в положении о СУОТ

Шаг 4. Проведите анализ условий труда на рабочих местах

Что проверят? Документы и записи работодателя, которые подтвердят проведение анализа состояния охраны труда в организации. Например, протокол заседания комитета по охране труда.

Работники или их представители должны участвовать в анализе состояния охраны труда (п. 12 Типового положения). Если его выполнить совместно с комитетом или комиссией по охране труда, работодатель выполнит сразу два требования Типового положения — провести анализ и привлечь к нему представителей трудового коллектива.

Если у работодателя действует комитет или комиссия по охране труда, проведение анализа оформите протоколом заседания. В нем отметьте документы, которые использовали для анализа. Например, результаты спецоценки, акты проводимого контроля, статистику травматизма и профзаболеваний, а также анализ их причин.

Если анализ проводит служба охраны труда, результаты оформите в виде служебной записки. В ней пропишите перечень рассмотренных документов и выводы, к которым пришли специалисты по охране труда. В записке укажите, в какой форме к анализу привлекали работников. Например, в форме опросов, собраний, семинаров и пр.

Результат проведенного анализа — выявленные проблемы в области охраны труда у конкретного работодателя с учетом вида его деятельности, в том числе определение основных опасностей. Кроме того, после анализа нужно установить пути решения выявленных проблем, разработать меры по снижению уровня рисков.

Шаг 5. Разработайте политику по охране труда

что проверят? Политику в области охраны труда и цели, которые в ней указали.

Политику можно оформить отдельным документом или сделать частью положения о СУОТ. В обсуждении политики должны принимать участие сотрудники организации (п. 12 Типового положения). Чтобы документ был доступен всем заинтересованным, разместите его в уголках по охране труда, на информационных стендах и сайте организации. В политике отражают основные цели работодателя в области охраны труда. Например, стремление к нулевому травматизму, исключение чрезвычайных, аварийных ситуаций. Цели можно установить для организации в целом или расписать отдельно для разных уровней управления.

Шаг 6. Определите процедуры для достижения целей охраны труда

Что проверят? План мероприятий по реализации процедур. Приказы по организации, которые устанавливают порядок их реализации. Инструкцию по оказанию первой помощи при несчастных случаях. Документы, которые перечислены в проверочных листах № 22, 27, 28, 30, 32 (утв. приказом Роструда от 10.11.2017 № 655). Перечень профессий и должностей работников, которые бесплатно получают молоко и другие равноценные пищевые продукты или лечебно-профилактическое питание. Как организован контроль за подрядчиками и поставщиками.

Выберите необходимые процедуры исходя из специфики деятельности организации (схема 1). Базовые процедуры, такие как спецоценка и управление профрисками, должны проводить все работодатели. Обеспечительные процедуры выбирают в зависимости от видов работ. Например, если на рабочих местах нет вредных и опасных производственных факторов, то работников не нужно направлять на медосмотры и выдавать им средства индивидуальной защиты. В этом случае описание таких процедур не нужно включать в положение о СУОТ.

Схема 1. Девять процедур для достижения целей в области охраны труда

Работодатель должен установить порядок подготовки, пересмотра и актуализации плана мероприятий по реализации процедур. Его макет или типовой образец можно приложить к положению о СУОТ.Если в организации уже утверждены положения, стандарты или порядки, по которым проводят процедуры, в положении о СУОТ достаточно сделать ссылку на эти локальные документы не приводя их содержаний.

Когда работодатель пользуется услугами подрядных организаций и поставщиков, он должен определить порядок безопасного взаимодействия с ними и контроля за выполнением ими работ (пп. 49, 50 Типового положения). До начала работы необходимо установить эффективную связь и координацию между подрядчиками и специалистами на разных уровнях управления у работодателя. При несчастном случае с работником подрядной или субподрядной организации инспектор будет исследовать СУОТ во всей цепочке организаций.

Шаг 7. Организуйте управление профрисками

Что проверят? Документы и качество проведенной оценки профрисков. Инспектор изучит перечень выявленных опасностей и сопоставит его с обстановкой на конкретных рабочих местах. Проанализирует качество и адекватность выбранного метода оценки рисков и установленные уровни рисков. Определит, насколько эффективны корректирующие мероприятия, которые разработал работодатель.

Шаг 8. Разработайте порядок реагирования на инциденты, несчастные случаи и профзаболевания

Что проверят? Документы, которые утверждают порядок реагирования на инциденты, несчастные случаи и профзаболевания. Планы проведения учений, тренировок по реагированию на аварии и чрезвычайные происшествия. Акты реагирования на аварии, инциденты и несчастные случаи.

Работодатель должен разработать порядок:

выявления потенциально возможных аварий;

действий в случае возникновения аварий;

проведения анализа действий работников в ходе тренировок;

расследования аварий, несчастных случаев и профзаболеваний, а также оформления отчетных документов.

Если отдельных локальных нормативных актов по расследованию несчастных случаев в организации нет, то в положении о СУОТ указывают ссылку на то, что реагирование на несчастные случаи проводят в соответствии со статьями 227–231 ТК, а также в соответствии с постановлением Минтруда от 24.10.2002 № 73. Результаты реагирования на аварии, несчастные случаи и профзаболевания работодатель оформляет в форме акта и указывает корректирующие мероприятия по устранению их причин (п. 64 Типового положения).

Шаг 9. Систематизируйте внутренние документы по управлению СУОТ

Что проверят? Положение о СУОТ и приказ, которым его утвердили. Перечень локальных документов по охране труда. Также инспектор посмотрит, как работодатель распределил ответственность за ведение документов по охране труда между должностными лицами организации.

К внутренним документам относятся локальные нормативные акты организации, которые устанавливают требования к процессам. Такие как положение о СУОТ, приказы, распоряжения, порядки, стандарты предприятия, инструкции по охране труда и пр. Утвердите порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов СУОТ, сроки их хранения. Составьте перечень всех внутренних документов, укажите ответственных за их оформление, проставьте сроки актуализации. Главное требование к внутренним документам СУОТ — регулярный пересмотр на актуальность.

Работодатель должен установить и утвердить формы и рекомендации по оформлению документов, которые содержат:

структуру СУОТ;

обязанности и ответственность по охране труда для каждого структурного подразделения и конкретного исполнителя;

процессы обеспечения охраны труда и контроля;

связи между структурными подразделениями, обеспечивающие функционирование СУОТ.

Шаг 10. Обеспечьте сохранность контрольно-учетных документов

Что проверят? Как организовали процесс управления записями. Изучит требования, которые установили к идентификации, заполнению, хранению документов.

Записи или контрольно-учетные документы — это особый вид документов, которые не подлежат пересмотру. Главное и основное требование — запрет на внесение в них каких-либо изменений.

Записи подразделяются на внешние и внутренние. К внешним относят предписания органов государственного контроля и надзора, протоколы измерений факторов рабочей среды, проведенных сторонними организациями и пр. К внутренним — все виды журналов, акты и предписания по результатам внутренних проверок, наряды-допуски и пр.

Документы СУОТ, которые не подлежат пересмотру, актуализации, обновлению и изменению (п. 67 Типового положения):

акты и иные записи данных, вытекающие из функционирования СУОТ;

журналы учета и акты с данными об авариях, несчастных случаях, профзаболеваниях;

записи о воздействиях производственных факторов на работников;

данные о наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;

результаты контроля функционирования СУОТ.

Шаг 11. Установите порядок внутреннего контроля за СУОТ

Что проверят? Как работодатель организовал контроль за функционированием СУОТ. Документы, подтверждающие проведение контроля, такие как:

— положение о ступенчатом контроле;

— журналы состояния условий труда первой-второй ступеней контроля;

— акты по результатам проведения контроля, в том числе внутренних аудитов;

— планы и программы проведения контрольных мероприятий, включая внутренние аудиты.

Шаг 12. Выполняйте корректирующие действия

Что проверят? Как выполняют предписанные корректирующие действия. Для этого запросят акты по форме Н-1, так как в них указывают мероприятия по устранению причин несчастного случая. Кроме того, проверят документы, которые оформляют по результатам внутреннего и внешнего контроля за состоянием охраны и условий труда. В них прописывают мероприятия по устранению нарушений и ответственных за их выполнение.

Если в ходе контроля установили нарушения, их нужно незамедлительно устранить. Для этого выявите корневую причину нарушения и разработайте корректирующие действия. Назначьте ответственных за выполнение предписанных корректирующих действий и проследите, чтобы их провели. Чтобы определить эффективное корректирующее действие, нужно выявить корневую причину нарушения. Если после проведения корректирующих действий аналогичные нарушения не повторяются, значит, корневую причину определили правильно.

Шаг 13. Разрабатывайте план по улучшению СУОТ

Что проверят? План мероприятий по улучшению функционирования СУОТ.

План формируют ежегодно по результатам анализа функционирования СУОТ. В него также можно включить мероприятия по улучшению условий и охраны труда, разработанные по результатам спецоценки. В ходе анализа определяют:

насколько работодатель выполнил цели и обязанности, утвержденные в Политике в области охраны труда;

эффективность контроля за охраной труда на всех уровнях управления;

необходимость корректировки целей, перераспределения обязанностей между должностными лицами;

необходимость дополнительного обучения персонала;

необходимость изменения критериев оценки эффективности СУОТ и перераспределения ресурсов работодателя.

Проверьте, как вы организовали СУОТ

Проведите самопроверку с помощью сервиса и узнайте, что нужно сделать, чтобы пройти проверку ГИТ без замечаний. Всю систему управления охраной труда раздели на четыре части: планирование, действия, доработка и контроль. Чтобы пройти проверку, щелкните мышью по названию части, с которой хотите начать. Внутри сервиса вы сможете прочитать комментарии по каждой процедуре. В конце проверки программа сформирует чек-лист, который поможет устранить нарушения.